Assistant Administratif_Gestion du Personnel

Jhpiego

recrute 

Pour le compte de l’Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) de l’Accord de Coopération entre le Gouvernement de Côte d’Ivoire et le Gouvernement des Etats-Unis d’Amérique

Poste : Assistant Administratif_Gestion du Personnel
Unité : Unité de Gestion Opérationnelle (UGO) DGS/MSHPCMU Côte d’Ivoire

Superviseur : Chargé de l’Administration

Supervisés: Aucun
Lieu d’affectation : Abidjan
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) / Agent de Maitrise

Critère spécifique : Poste ouvert aux nationaux ivoiriens

NB : Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Le processus de sélection pourra être engagé avant la date limite de dépôt des candidatures.

Résumé :

L’Assistant Administratif, en qualité de Point Focal RH, assure un appui administratif au Chargé de l’Administration dans la gestion courante de l’UGO et le suivi administratif du personnel.

Spécifiquement, le/la titulaire assurera les responsabilités suivantes :

1. Gestion administrative du personnel (50 %)

• Tenir à jour les dossiers administratifs et RH du personnel ;
• Assurer le suivi des congés, absences, mouvements et autres situations administratives du personnel ;
• Collecter et vérifier les éléments variables nécessaires à la préparation de la paie ;
• Mettre à jour les tableaux de suivi et outils RH ;
• Préparer les documents administratifs relatifs au personnel ;
• Assurer le suivi des échéances administratives liées à la gestion du personnel ;
• Appuyer la préparation des états et rapports RH ;
• Répondre aux demandes administratives de premier niveau du personnel et orienter les questions nécessitant l’intervention du Chargé de l’Administration ;
• Veiller au respect des procédures RH et administratives applicables ;
• Assurer la confidentialité et la protection des informations relatives au personnel.

2. Appui aux processus RH (50 %)

• Appuyer la mise en œuvre des processus de recrutement et d’intégration du personnel ;
• Contribuer à la préparation et au suivi des documents liés à l’entrée, à la mobilité et à la sortie du personnel ;
• Appuyer la diffusion des politiques, procédures et informations RH auprès du personnel ;
• Contribuer à la collecte et à la consolidation des informations et données nécessaires aux activités RH ;
• Appuyer l’organisation des activités RH, notamment les réunions, formations et actions de sensibilisation ;
• Participer à la préparation des documents et supports RH selon les instructions reçues ;
• Contribuer au suivi des actions et échéances RH de l’UGO.

Formation

• Minimum Bac+2 en Ressources Humaines, ou domaine équivalent ;

Expérience

• Expérience d’au moins 2 ans dans une fonction d’assistant RH ;
• Une expérience dans un environnement de projet ou programme constitue un atout.

Compétences Techniques

• Bonne connaissance de la gestion administrative du personnel ;
• Bonne connaissance des processus RH et des principes de gestion de la paie ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
• Bonne capacité à tenir et mettre à jour des dossiers et outils de suivi RH ;
• Capacité à traiter et organiser des informations confidentielles ;
• Bonne capacité rédactionnelle et organisationnelle.

Aptitudes personnelles et professionnelles

• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Sens du service et des priorités ;
• Bonnes aptitudes relationnelles et esprit d’équipe.

Langues : Maîtrise parfaite du français (écrit et parlé).

Atouts

• Expérience dans un programme de santé ou une organisation internationale ;
• Connaissance des procédures administratives et RH des projets financés par des bailleurs.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Disponibilité et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs et dans le respect des délais
• Engagement à respecter les règles et exigences de conformité applicables, notamment celles relatives à l’intégrité, à la prévention et à la lutte contre la fraude, à la protection des données et au code de bonne conduite ;
• Conformité aux exigences de diligence raisonnable (vérification des antécédents, déclaration d’intérêts).