Programme Officer

Jhpiego est une ONG internationale de santé publique à but non lucratif, affiliée à l'Université Johns Hopkins de Baltimore aux Etats-Unis, qui travaille à améliorer la santé des femmes et des familles à travers le monde.

Sous la supervision du Conseiller Technique Senior GHS, le/la Programme Officer veille la coordination opérationnelle, administrative et logistique des activités, en garantissant la mise en œuvre efficace des activités planifiées et la conformité aux procédures du bailleur et de Jhpiego.

Spécifiquement, le/la titulaire assurera les responsabilités suivantes :

1. Coordination opérationnelle et suivi de la mise en œuvre (60%)

• Assurer la coordination opérationnelle du projet, en appui au Conseiller Technique Senior et au Conseiller Technique chargé de la mise en œuvre ;
• Contribuer à l’élaboration, la mise à jour et le suivi des plans de travail mensuels, trimestriels et annuels ;
• Collaborer étroitement avec les équipes techniques, financières et administratives pour garantir la bonne exécution des activités et le respect des délais ;
• Suivre les plans d’approvisionnement et les différents trackers (achats, ressources humaines, partenaires) afin d’assurer la fluidité des processus et la conformité aux procédures ;
• Organiser et animer les réunions hebdomadaires de coordination du projet : préparation de l’ordre du jour, invitations, compte-rendu et suivi des décisions ;
• Organiser les réunions mensuelles de revue de projet avec la Direction Pays, ainsi que les appels de coordination avec les membres du consortium et le Siège ;
• Assurer la circulation efficace de l’information entre les différents acteurs du projet et garantir l’archivage systématique des documents sur SharePoint ;
• Proposer des améliorations continues aux processus de mise en œuvre et de gestion interne du projet ;
• Appuyer la gestion budgétaire et la documentation des activités.

2. Appui au reporting et à la capitalisation (40%)

• Mettre en place et suivre un chronogramme de travail pour la préparation et la soumission des rapports programmatiques et financiers (trimestriels et annuels) ;
• Appuyer les équipes techniques dans la consolidation et la vérification des données nécessaires aux rapports destinés au bailleur et au Siège ;
• S’assurer du respect des délais et des exigences de qualité pour tous les rapports soumis ;
• Travailler en étroite collaboration avec le Senior Programme Officer pour harmoniser les formats et renforcer la cohérence du rapportage ;
• Contribuer au suivi de l’avancement des activités par rapport aux indicateurs du plan de travail et aux objectifs de performance du projet, en lien avec l’assistant suivi-évaluation ;
• Appuyer la documentation des leçons apprises et bonnes pratiques afin d’alimenter le processus d’amélioration continue du programme ;
• Appuyer la production et la diffusion des bulletins et supports de communication.

• Master en Administration, Santé Publique, Sciences Sociales ou discipline connexe ;
• Formation complémentaire en Gestion des Projet exigée ;
• 3 à 5 ans d’expérience dans la gestion ou le suivi de programmes de santé publique, sécurité sanitaire ou développement international ;
• Expérience dans la coordination d’équipes multi-sectorielles et la mise en œuvre de projets financés par des bailleurs internationaux ;
• Bonne compréhension des principes de gestion de projets (cycle de projet,planification, suivi budgétaire, reporting) ;
• Familiarité avec les procédures administratives et logistiques liées à la mise en œuvre de projets multisectoriels ;
• Connaissance des processus de planification, de suivi et de rapportage dans un contexte de projets de santé publique ;
• Maîtrise des outils de suivi des activités (Excel, SharePoint, plateformes de suivi projets) ;
• Notions de collecte et gestion des données de suivi ;
• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps ;
• Capacité à suivre l’avancement des activités et à assurer la cohérence avec le plan de travail ;
• Bonnes compétences rédactionnelles et de communication en français et idéalement en anglais ;
• Proactivité, rigueur et sens du détail ;
• Esprit de collaboration et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Travail de bureau principalement devant un ordinateur ;
• Déplacements occasionnels sur sites du projet ;
• Flexibilité pour réunions internes et avec partenaires.