Coordinateur/trice Administratif/ive Senior (bilingue)

Le/La coordinateur/rice administratif/ve fournira un soutien général en matière d'administration, de logistique et de coordination des activités du département dans le domaine qui lui a été attribué. Le titulaire de ce poste sera chargé de veiller à ce que les services et processus administratifs soient fournis de manière cohérente et en temps voulu, notamment en acheminant les demandes et les documents par l'intermédiaire de systèmes informatiques internes tels que le systèmes d’approbation de contrats et le système de communication vers les différentes parties prenantes (contrats, communication, gestion de la chaîne d'approvisionnement, voyages, etc.), en veillant à ce que les délais établis et les accords de niveau de service soient respectés.

Le/la coordinateur/rice administratif/ve travaillera dans le cadre de paramètres bien définis afin d'identifier et de résoudre les problèmes et les questions d'ordre administratif.  En outre, le titulaire peut établir des processus/procédures d'administration de bureau (par exemple, événements, webinaire, conférences, systèmes d'archivage, contrôle des formulaires, sites d'équipe, aménagement du bureau, besoins en personnel, configuration des fournisseurs, paiements, logistique des voyages) afin de garantir l'efficacité des activités générales du bureau.

Le coordinateur administratif contrôlera l'efficacité du bureau et mettra en place des processus de résolution des problèmes en faisant appel à des niveaux supérieurs lorsque des questions ou des problèmes complexes se posent.

Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec le gestionnaire principal du programme pour soutenir la mise en œuvre du projet.

• Fournir un soutien administratif général pour le portefeuille, le pays ou le projet concerné, en coordination avec les différentes parties prenantes internes et externes.
• Agir en tant que premier point de contact pour les besoins administratifs dans le domaine qui lui est confié
• Identifier, recommander et exécuter efficacement les pratiques administratives standard pour soutenir les activités dans le domaine fonctionnel.
• Réacheminer les demandes qui ne peuvent être résolues conformément aux lignes directrices établies pour la résolution de premier niveau dans le domaine concerné.
• Planifier / organiser des réunions en personne et virtuelles si nécessaire
• Planifier / organiser des événements, des conférences, des voyages pour le personnel du pays.
• Traiter le paiement en temps voulu des dépenses par carte d'achat pour le(s) domaine(s) assigné(s).
• Recueillir, évaluer et présenter des informations pour étayer les recommandations et les modifications des procédures administratives.
• Collaborer avec les parties prenantes pour identifier les problèmes administratifs et les lacunes, et faire part de ses observations aux échelons supérieurs.
• Recommander des possibilités d'amélioration des processus administratifs, des outils, des formulaires, du suivi, des rapports, etc. pour le(s) domaine(s) concerné(s).
• Faire preuve de discrétion, de diplomatie et de tact dans la correspondance avec les parties prenantes internes et externes sur toutes les questions de confidentialité ; faire remonter les problèmes le cas échéant.
• Suivre l'état d'avancement des demandes par l'intermédiaire d'autres services (communications, contrats, achats) au moyen d'une feuille de calcul ou d'autres outils.
• Résoudre les problèmes administratifs en recherchant des informations dans le cadre des processus/procédures définis et identifier/communiquer des solutions.
• Informer et rappeler au personnel responsable les dates de suivi et les délais de réponse ou d'actions spécifiques, en fournissant des documents d'appui le cas échéant.
• Identifier et recommander des possibilités d'amélioration des outils, des formulaires, du suivi, des rapports, etc. pour le domaine concerné.
• Collaborer avec les parties prenantes internes et les services de Jhpiego (contrats, GECO, gestion de la chaîne d'approvisionnement, voyages, etc.) pour traiter les demandes et en assurer le suivi.
• Utiliser les logiciels/outils appropriés et les modèles applicables pour préparer la documentation, suivre, contrôler et rapporter les informations, afin de soutenir le traitement des contrats et les besoins en matière d'approvisionnement pour le secteur.
• Traite / achemine les contrats vers les contacts appropriés
• Examiner les contrats et les pièces justificatives pour s'assurer qu'ils sont complets et exacts.
• Tenir à jour des registres ou des fiches de suivi des contrats avec les informations pertinentes (par exemple, montant du fournisseur, dates de début et de fin).
• Identifier les informations manquantes, les problèmes ou les divergences dans les contrats et informer le(s) responsable(s) de programme ou la personne de contact appropriée en vue d'une résolution.
• Il/elle est responsable du stockage sécurisé des informations sensibles et confidentielles conformément aux meilleures pratiques en matière d'archivage et à la législation applicable.
• Veiller à ce que les systèmes de classement et de gestion des connaissances (SharePoint, MS Teams) soient maintenus pour le secteur et à ce que tous les documents soient classés de manière appropriée.
• Coordonner la traduction des documents clés avec les fournisseurs externes
• Mettre en place d'interprétations simultanées pour les réunions en direct avec les fournisseurs externes.
• Assurer la traduction des documents et des présentations

• Licence et plus de deux ans d'expérience en matière de programmes et de coordination dans le cadre de programmes de santé internationaux ;
• Attitude énergique et positive avec de solides compétences interpersonnelles ;
• Capacité à interagir habilement et diplomatiquement avec de nombreux homologues, tant au niveau national qu'international, ainsi qu'avec des professionnels de la santé internationale de haut niveau, des universités et d'autres partenaires
• Capacité à travailler de manière indépendante dans un environnement complexe où les tâches sont multiples, les délais courts et la pression intense ;
• Capacité à identifier les obstacles potentiels et à les atténuer de manière proactive ; orientation vers les solutions ;
• Expérience de la planification de réunions en virtuelle et en présentielle ;
• Solides compétences organisationnelles et excellent souci du détail
• Esprit de service à la clientèle
• Expérience de la suite Microsoft Office, y compris Excel et Teams
• Expérience de l'archivage et du classement de documents, afin d'en garantir l'accessibilité aux parties prenantes
• Compétences en matière de rédaction administrative et d'édition
• Capacité à apprendre et à utiliser les nouvelles technologies pour traiter les tâches administratives
• Conscient et sensible au travail dans des contextes socio-économiques multiples et avec des groupes multiculturels dans un environnement de pays en développement
• Etre bilingue (français anglais)